2. Política de tratamiento de datos personales
Versión: 2026-10-v2 · Vigente desde: 24/10/2026
Esta política explica cómo se recogen, usan, guardan y protegen los datos personales en VIMARUA, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen.
2.1 Responsable y Encargado del tratamiento
En VIMARUA hay dos roles distintos:
- La academia es la Responsable de los datos de sus jugadores, familias, entrenadores y personal. Ella decide para qué se usan esos datos. Cada academia debe tener su propia política de tratamiento o adherir a esta.
- VIMARUA actúa como Encargado de esos datos: los guarda y procesa por cuenta de la academia y siguiendo sus instrucciones.
- VIMARUA es Responsable de los datos de registro y uso de la plataforma: cuentas de acceso, registros de seguridad, registros de aceptación de documentos legales y datos de contacto de las academias clientes.
Datos de VIMARUA:
| Campo | Dato |
|---|---|
| Titular | VIMARUA PWA |
| Domicilio | Cartagena de Indias, Colombia |
| Correo | hola@vimarua.app |
2.2 Definiciones
- Dato personal: cualquier información que identifique o pueda identificar a una persona.
- Dato sensible: el que afecta la intimidad o puede generar discriminación, como datos de salud, biométricos, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o vida sexual.
- Titular: la persona a quien se refieren los datos.
- Tratamiento: cualquier operación sobre los datos: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
2.3 Principios
El tratamiento se rige por los principios de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
2.4 Datos que se tratan y para qué
| Tipo de dato | Ejemplos | Finalidad |
|---|---|---|
| Identificación y contacto | Nombre, documento, correo, teléfono, dirección | Crear y administrar la cuenta, comunicaciones de la academia, avisos del servicio |
| Datos del jugador | Nombre, fecha de nacimiento, categoría, grupo, foto de perfil | Inscripción, organización de grupos y categorías, identificación en la academia |
| Actividad deportiva | Asistencia, programación, evaluaciones y perfil de desarrollo | Seguimiento deportivo y reportes de la academia a las familias |
| Pagos y cartera | Mensualidades, abonos, estado de cuenta | Gestión de cobros de la academia y reportes administrativos |
| Comunicaciones | Mensajes del chat, anuncios | Comunicación entre academia, entrenadores y familias |
| Datos técnicos | Dirección IP, navegador, fecha y hora de acceso | Seguridad, prevención de fraude y prueba de la aceptación de esta política |
Los datos no se venden ni se usan para publicidad de terceros.
2.5 Datos sensibles
Si la academia registra datos de salud (por ejemplo, alergias, lesiones o condiciones médicas relevantes para la práctica deportiva), estos son datos sensibles. Usted no está obligado a entregarlos. Solo se tratarán con su autorización expresa y para proteger la integridad del jugador durante las actividades.
2.6 Datos de niños, niñas y adolescentes
Gran parte de los datos en VIMARUA corresponden a menores de edad. Su tratamiento cumple el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013:
- Solo se tratan datos de menores con la autorización de su padre, madre o representante legal.
- El tratamiento debe responder y respetar el interés superior del niño, niña o adolescente y asegurar sus derechos fundamentales.
- Cuando sea posible, se tendrá en cuenta la opinión del menor según su madurez y capacidad de entender el asunto.
- Fotos, videos y evaluaciones del menor solo son visibles para su familia y para el personal autorizado de su academia.
2.7 Autorización y prueba
La autorización se obtiene al crear la cuenta, mediante casillas separadas que el usuario marca de forma libre. VIMARUA guarda prueba de cada aceptación: fecha, hora, dirección IP, documento y versión aceptada. Esta prueba se conserva aun si después se elimina o anonimiza la cuenta, porque la ley exige poder demostrar la autorización.
2.8 Derechos del Titular
Usted tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante VIMARUA o la academia.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
Estos derechos también los pueden ejercer los representantes legales de los menores, los causahabientes del Titular y sus apoderados.
2.9 Cómo ejercer sus derechos
Escriba a hola@vimarua.app con el asunto "Datos personales", o directamente a su academia. Indique su nombre, documento, academia, la solicitud concreta y un medio de respuesta.
- Consultas: se responden en máximo 10 días hábiles. Si no es posible, se le informará el motivo y se responderá en máximo 5 días hábiles más.
- Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en máximo 15 días hábiles, prorrogables hasta 8 días hábiles más con aviso previo. Si el reclamo está incompleto, se le pedirá completarlo en 5 días; si pasan 2 meses sin respuesta, se entenderá que desistió.
Si la solicitud llega a VIMARUA y corresponde a datos que administra una academia, VIMARUA la trasladará a esa academia e informará al Titular.
2.10 Supresión y anonimización
Cuando se aprueba una solicitud de supresión, los datos personales se anonimizan: se borran los nombres, documentos y contactos, y se conservan solo registros sin identificación personal que la academia necesita para su contabilidad o estadísticas. La prueba de autorización (2.7) se conserva.
2.11 Proveedores y transferencia internacional
Para prestar el servicio, VIMARUA usa proveedores tecnológicos que guardan o procesan datos fuera de Colombia, con quienes existen contratos que les obligan a protegerlos:
| Proveedor | Uso | Ubicación |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Alojamiento de la aplicación | Estados Unidos |
| Supabase Inc. | Base de datos y autenticación | Estados Unidos (Oregón) |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Envío de correos | Unión Europea |
| Cloudflare Inc. | DNS, seguridad y copias de respaldo cifradas | Estados Unidos y red global |
Al aceptar esta política, usted autoriza esta transmisión de datos a esos encargados.
2.12 Seguridad
VIMARUA aplica medidas técnicas y administrativas para proteger los datos: acceso por roles, separación de la información de cada academia, conexiones cifradas, copias de respaldo cifradas, autenticación reforzada para administradores y registro de auditoría de acciones sensibles.
2.13 Vigencia
Esta política rige desde la fecha indicada arriba. Las bases de datos se mantendrán mientras la academia use VIMARUA y mientras sea necesario para las finalidades descritas o para cumplir obligaciones legales. Los cambios sustanciales se informarán y se pedirá una nueva aceptación.